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dernière mise à jour
18 octobre 2002

conseils à un débutant partie 3/3

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partie 2 du module

5. PRESENTATION DES RESULTATS

Ce paragraphe s'adresse à toute personne ayant à faire un exposé de quelque nature que ce soit. Que vous soyez stagiaire de DEA, chercheur confirmé ou chef d'entreprise sa lecture ne vous fera jamais de mal. Mon expérience quadricennale des congrès, colloques et séminaires me permet d'affirmer que la majorité des ingénieurs et chefs d'entreprise sont nuls en terme de communication, et c'est regrettable.

5.1 Exposé oral:

Généralités: Il s'agit de se faire comprendre de son public et de transmettre un message. Cette phrase mérite un approfondissement, une analyse attentive: Il y a la notion de public: on doit donc tout d'abord se poser la question "à qui s'adresse la présentation des résultats?". Le travers habituel du jeune (et parfois moins jeune) chercheur est d'omettre ce point important ce qui l'amène souvent à faire un exposé peut-être brillant, mais que son auditoire n'a pas compris. Il faut toujours penser qu'il existe plusieurs catégories d'auditeurs (ou de lecteurs):

Dans les trois cas, une figure bien documentée vaut mieux qu'un long discours.

Contenu oral de la communication: L'exposé devrait être pratiquement appris par coeur, mais dit sans que l'auditeur en soit conscient. Les notes servent pour les trous de mémoire éventuels. En cas de communication dans un congrès, le temps imparti est généralement limité (15mn par ex). L'exposé demande donc une préparation minutieuse pour obtenir le résultat suivant : faire en sorte que les résultats de votre recherche soient reconnus par la communauté scientifique. On définira un plan structuré destiné à souligner les idées à faire passer. On n'omettra surtout pas dans une brève introduction de replacer le sujet dans son contexte. Le corps du sujet constituera l'essentiel de l'exposé, sans digressions inutiles. Enfin une conclusion positive et ouverte sur l'avenir clora votre exposé. Et l'on s'attachera à respecter scrupuleusement le temps de parole : les bons communicateurs sont ceux qui utilisent tout leur temps de parole sans déborder d'une seconde en disant exactement ce qu'il faut, ni plus, ni moins. Cela ne s'improvise pas mais demande une préparation rigoureuse.

Les transparents On utilisera intelligemment les transparents. L'emploi du rétroprojecteur est en effet généralisé, mais souvent avec médiocrité. Vous noterez qu'un transparent doit être lisible par votre auditoire (et pas seulement des deux premiers rangs d'auditeurs) , c'est la moindre des choses. Cela signifie que vous devrez:

On estime qu'il ne faut pas plus de six à huit lignes de texte par transparent pour que ce soit lisible, écrites dans un cadre de 20x20 cm maxi, ce qui signifie que les caractères doivent être plus de deux fois supérieurs en taille à l'écriture normale: en conséquence un transparent ne sera jamais une simple photocopie d'un texte. En particulier évitez l'erreur, malheureusement très fréquente, de projeter un tableau de chiffres totalement illisibles. Avec les logiciels de traitement de texte et de dessin, il est aisé de préparer des transparents de qualité. Notez aussi qu'il est indispensable d'utiliser la couleur pour souligner les mots-clés ou les parties du dessin sur lesquelles vous souhaitez attirer l'attention. Il existe à cet effet des feutres spécialisés, des films autocollants de couleur, et des transparents spéciaux acceptant l'impression des imprimantes jet d'encre, thermique ou laser couleur .

Enfin vous veillerez au moment de la projection à ne pas agacer l'auditoire en:

Vous utiliserez avec profit une baguette de conférencier (ou antenne de radio) pour montrer SUR L'ECRAN l'élément que vous désirez que l'on regarde. Notez que l'emploi d'un stylo pointé sur le transparent ne conduit généralement pas à un bon résultat, surtout si vous êtes un peu ému et tremblez comme une feuille. De plus l'ombre du stylo masque sur l'écran une grande partie du schéma. Le pointeur laser permet de rester assez loin de l'écran et de pointer sur une information qui y est projetée, mais ici encore cela demande un entrainement préalable pour pointer exactement sur ce que l'on veut mettre en valeur.

Pour éviter, ce qui est très fâcheux, de discourir sur un transparent alors que c'est un autre qui est projeté, vous utiliserez la technique suivante: Dans une chemise unique vous intercalerez le texte en langage parlé que vous allez prononcer et les transparents à raison d'une page de texte maxi par transparent. Ce texte sera écrit en gros caractères, en mettant en valeur les points que vous ne devez en aucun cas oublier. Ainsi quand vous mettrez en place un transparent, vous verrez simultanément dans votre dossier ce que vous devez dire; et si vous avez un trou de mémoire, vous pourrez discrètement jeter un oeil sur votre texte sans que l'auditoire ne s'en aperçoive. L'autre avantage de cette technique est de bien séparer les transparents, d'éviter leur collage entre eux...

Un avant-dernier conseil: il est parfois très intéressant de superposer deux ou trois transparents pour mettre en valeur un processus, une technique. Cela impose une présentation rigoureuse, rien n'est plus désagréable que le conférencier qui ne sait pas maîtriser cette technique et passe deux minutes à essayer de superposer rigoureusement deux diagrammes, alors qu'il est si simple d'avoir collé à l'avance les deux documents entre eux et de rabattre alors le second sur le premier en un clin d'oeil avec un positionnement parfait de l'un par rapport à l'autre.

Enfin n'oubliez pas que votre première projection doit comporter le titre de votre conférence, les noms des auteurs, ainsi que celui du laboratoire avec son adresse et, s'il y a lieu son logo que vous répéterez chaque fois que vous le pourrez dans la suite (publicité gratuite pour le laboratoire dont vous êtes l'ambassadeur). Ce transparent restera projeté pendant toute votre introduction. Si le plan de votre exposé est en 3 ou 4 points ce plan peut figurer sur ce premier transparent.

vidéoprojection :

Si vous avez la possibilité d'utiliser un vidéoprojecteur ce peut être une excellente chose. Un logiciel comme Powerpoint@ non seulement permet de réaliser de belles images, mais en plus des projections plus ou moins animées. Mais attention les couleurs sur l'écran du PC et sur l'écran de projection peuvent être différentes selon les réglages et les cartes écran. De même la résolution de votre PC peut atteindre 1024x768 pixels2, mais le projecteur ne possède peut-être qu'une résolution 800x600. Il convient donc de vérifier assez longtemps à l'avance ces deux points. Et n'oubliez pas qu'on lit toujours beaucoup plus facilement sur un moniteur 17 pouces que sur un écran de projection placé à 8 m. Enfin ne surchargez pas vos projections sous le prétexte que c'est facile et qu'il y a des modèles tout faits, la sobriété est souvent plus payante que le flou artistique. En particulier usez mais n'abusez pas des animations et apparitions soudaines par la droite, le haut, le bas ou la gauche de mots ou groupe de mots voire d'éléments de figure venant compléter la page en cours. Ca devient très vite lassant et, de plus, l'expérience montre que vous êtes alors concentré sur la manipulation de votre souris ou télécommande et que simultanément vous passez votre temps à regarder l'écran et non votre auditoire, ce qui n'est pas l'objectif d'une communication orale.

Technique de l'expression orale: Le langage parlé n'est pas le langage écrit, il faut cependant être très précis dans vos propos. Votre conférence doit avoir été répétée afin qu'elle tienne exactement dans le temps imparti. Dans de nombreux colloques le président de séance se voit contraint d'interrompre un conférencier trop bavard, ce qui est fâcheux pour l'auditoire et pour le conférencier, pour respecter l'horaire qui est toujours très serré. Apprenez donc à dire l'essentiel en temps limité tel un bon publicitaire. Parlez normalement, ni trop vite, ni trop lentement, pensez qu'il y a dans l'auditoire des personnes qui ne manient pas forcément parfaitement la langue dans laquelle vous vous exprimez. Utilisez correctement le microphone/cravate qui vous a été remis: vous pouvez éventuellement dire quelques mots sans regarder l'auditoire, mais en restant en face du micro; c'est à dire qu'il faut tourner ou tout le corps ou tout le buste, mais jamais la tête seule. Il est cependant conseillé d'éviter de parler en tournant systématiquement le dos à l'auditoire que vous devez au contraire regarder.
Il faut accrocher le regard des gens que vous voulez convaincre, ce qui signifie que vous ne devez pas toujours regarder la même personne ou dans le vide.

Un détail technique : c'est toujours le Président de séance qui vous donne la parole, en conséquence vous commencez votre exposé par "Mr le Président, mesdames et messieurs" (Mr Chairman, Ladies and Gentlemen) et le terminez par "je vous remercie de votre attention" (thank you very much for your attention). C'est le meilleur moyen de faire comprendre à l'ensemble de l'auditoire que votre exposé est terminé et que vous êtes prêt à répondre à d'éventuelles questions.

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5.2 Rapport écrit

Il est évident que l'on est jugé essentiellement sur l'écrit. Un exposé oral aussi brillant soit-il est vite oublié, l'écrit reste et doit donc ne présenter aucune imperfection majeure. C'est l'écrit qui assure l'antériorité d'une découverte, qui démontre que les heures passées n'ont pas été un aimable farniente mais ont conduit à des résultats tangibles. Un document écrit comporte toujours les éléments suivants: un titre, le nom du ou des auteurs, l'adresse du laboratoire, le corps du développement sur lequel on va revenir; on y ajoutera souvent deux informations essentielles : la date de rédaction, et la liste des destinataires, et bien entendu s'il s'agit d'un rapport de fin de contrat on le signera.

5.3 cas d'un mémoire de thèse:

Présentation du brouillon Le texte final est évidemment dactylographié sur traitement de texte, et le plus souvent par vous-mêmes. La version définitive provient de nombreuses versions intermédiaires améliorées successivement après relecture par vous, par quelque collègue amical, par votre directeur de thèse, éventuellement par un enseignant de français si votre orthographe ou votre style sont légèrement défaillants. Afin de permettre une lecture et une correction efficaces quelques règles de bon sens doivent être appliquées.

Il faut d'abord réfléchir sur le plan avant d'écrire les chapitres. Si vous faites relire une portion incomplète du texte, ce qui est généralement le cas, pensez à toujours joindre au chapitre à relire le plan détaillé que vous suivez. La personne qui relit votre texte, quelle qu'elle soit, n'a pas que votre thèse en tête et ne peut prédire ce que vous allez dire dans les chapitres suivants, elle a donc IMPERATIVEMENT BESOIN de ce REPERE qu'est UN PLAN BIEN FAIT.

Afin de permettre les corrections, il faut laisser une marge et écrire en double interligne (c'est à dire une ligne sur deux). Si vous fournissez une version imprimée de votre brouillon, elle n'a pas à être présentée comme la version finale. Dites vous bien que votre directeur de thèse va faire la plupart du temps beaucoup de modifications et ce qu'il lui faut c'est de la place pour les écrire. Notez de plus que votre traitement de texte préféré dispose d'un mode d'impression brouillon et qu'il y a lieu de l'utiliser pour toutes les versions intermédiaires. En effet une page laser en mode brouillon revient environ 4 fois moins cher qu'en mode haute qualité pour la simple raison que la quantité d'encre déposée sur la feuille est réduite, ce qui ne pose pas de problèmes de lisibilité, mais tient compte intelligemment des finances exsangues du laboratoire.

Si votre brouillon est écrit à la main veillez à ce qu'il soit lisible par les autres. Les gribouillis présentent quatre inconvénients majeurs: c'est impoli pour le lecteur que cela met mal à l'aise, il peut comprendre autre chose que ce que vous croyez avoir écrit, il ne peut contrôler si votre orthographe est correcte, enfin il arrive que vous-mêmes ne sachiez relire ce que vous avez gribouillé.

Sur le style Un texte scientifique n'est pas un texte littéraire, cela se rapproche plutôt d'un texte juridique en ce qui concerne la rigueur, c'est à dire que l'approximation n'est pas de mise. Chaque mot doit être choisi, chaque virgule compte. Veillez à faire des phrases courtes. L'optimum tolérable si vous voulez être compris est de trois ou quatre lignes. Au delà le lecteur doit faire un effort pour suivre votre pensée et votre message ne passera pas. La concision est toujours un facteur de clarté (pensez que vous écrivez un message publicitaire). Evitez les répétitions du même mot trois fois dans la même phrase. La langue française est en général suffisamment riche pour y remédier. Les sigles sont à éviter, mais si vous devez en employer, il faut absolument les expliciter à la première utilisation. De même, les termes en langue étrangère ne doivent figurer qu'exceptionnellement et seulement s'il n'existe pas d'équivalent français convenable (quand je dis convenable cela veut dire qu'il ne faut pas utiliser un terme français systématiquement sous le principe qu'il a été édicté par une instance gouvernementale. Les énarques qui nous gouvernent ont une certaine propension à inventer des mots pour franciser des termes étrangers, mots qui, sauf exception, ne sont utilisés par personne. Dans un tel cas mieux il vaut utiliser le terme anglo-saxon que tout le monde comprend plutôt qu'un néologisme énarchique dont personne ne saisira la signification). En ce qui concerne les notations, soit vous les explicitez à leur première apparition, soit vous en faites un tableau qui figurera en début du rapport, soit ainsi que je le recommande, vous faites les deux. Le tableau présente un autre intérêt, il vous permet d'harmoniser vos notations et d'éviter sur deux pages successives, l'emploi de deux notations différentes pour une même grandeur, ou au contraire d'une même notation pour deux grandeurs différentes. Dans le cours du texte, il est fréquent de faire référence à un travail antérieur déjà publié par vous-mêmes ou d'autres auteurs. Il convient de citer le nom de l'auteur, si ce n'est pas le votre, et d'indiquer, entre crochets, la référence numérotée que l'on trouvera dans la bibliographie à la fin du rapport.

Développement du rapport

Il comporte toujours les éléments suivants plus ou moins étendus:

les remerciements, dont le rôle n'est pas de faire plaisir à untel ou untel, mais de montrer au lecteur qui vous a effectivement aidé. La rédaction de cette page de remerciements est donc très importante car il faut aussi tenir compte de certaines susceptibilités et habitudes. Votre directeur de thèse doit pouvoir vous éviter certaines maladresses.

un sommaire détaillé.

une introduction qui comporte, en une ou deux pages, la finalité, l'origine du travail, l'état actuel de la question, la présentation du contenu du rapport chapitre par chapitre.

les différents chapitres :

Ils comprendront :

Les notions mathématiques de très haut niveau qui vous ont été ponctuellement indispensables, mais qui ne le sont pas à la compréhension globale de votre travail, pourront avantageusement faire l'objet d'une annexe si vous êtes capable de les présenter clairement. Ce qui signifie qu'il s'agit de votre présentation et non d'une recopie d'un livre paru antérieurement. En effet rien n'est plus désagréable que de voir des annexes reproduire à l'identique un chapitre d'un livre que vous possédez dans votre bibliothèque et de constater de surcroît que certains éléments indispensables à la compréhension (notations par exemple) qui dans l'ouvrage original figurent dans un autre chapitre, ont ici été omis. Sinon il vaut mieux simplement faire référence au livre ou à l'article où vous avez trouvé ces notions mathématiques pointues.

Le listing du programme ne fera pas partie ni du développement, ni même parfois des annexes. Cependant vous veillerez à faire une double copie du listing (avec des commentaires détaillés) à l'intention de votre responsable. Car votre travail sera pratiquement toujours utilisé après votre départ par une personne qui sera amenée à améliorer les logiciels que vous avez écrits. Ce listing sera évidemment daté, signé, et muni du nom du fichier et du répertoire sur lequel le retrouver (et une copie sur disquette doit être remise à votre responsable).

(1) A. ZUNGER, Solid State Phys., 39 (1986) pp 276-295.

(2) S. SUGANO, Multiplets of Transition-Metals Ions in Crystals, Academic Press, New York, 1970.

(3) M. MASSOT et al., in H.L. MULLER and M. BALKANSKI (eds), Proc. Advanced Study Institute: Science and Technology of Fast Ionic Conductors, Erice, 12-14 november 1987, Plenum, New York, 1988, pp 242-246.

(4) M. HUBIN, Thèse de Doctorat, Rouen, 1972.

Une autre présentation de la bibliographie consiste à mettre en index les 3 premiers caractères du nom du premier auteur et l'année de la publication. Ainsi la référence (4) ci-dessus deviendrait dans ce cas :
[HUB72] M. HUBIN, Thèse de Doctorat, Rouen, 1972.

La première référence citée provient d'une revue dont le nom peut être abrégé selon une codification internationalement reconnue. On indique le numéro du tome, puis entre parenthèses l'année et enfin la première et la dernière pages de l'article. La deuxième référence concerne un ouvrage. On indique alors outre l'auteur et le titre, le nom de l'éditeur et le lieu et la date d'édition. Ces trois dernières informations sont essentielles pour le lecteur qui veut retrouver ledit ouvrage. Certains auteurs omettent la ville d'édition, c'est une erreur car tout le monde ne connaît pas l'origine de chaque éditeur ; de même l'indication de l'année est doublement utile car elle permet d'avoir une idée de l'âge du livre, et il convient de noter que certains ouvrages sont réédités avec de nombreuses modifications et qu'il n'est donc pas forcément idiot que l'on sache que vous avez eu entre les mains la dernière version ou au contraire une version antérieure complètement dépassée. En référence trois il s'agit d'une communication à un colloque ayant fait l'objet de la publication ultérieure des actes du congrès sous la responsabilité de MM TURNER et BALKANSKI. On doit donc donner le nom de l'auteur, les références des actes du congrès, le lieu et la date du congrès et de la publication (car il peut y avoir dans ce cas un écart important). Si l'on veut être plus précis on doit indiquer le début et la fin de l'article sous la forme pp 242-246. Notez que (Eds) signifie Editors dont la traduction française n'est pas éditeur dans son sens courant mais plutôt coordonnateur-responsable de la mise en forme de l'ouvrage. Si la bibliographie n'est pas trop longue (ce qui doit être le cas si vous ne citez que ce qui est effectivement utile), on ajoutera les titres des articles ou des thèses citées. On aurait alors:

(5) K. OWUSU-SEKYERE, Characterization of Si-Ge-GaP Thermoelements Materials, Science and Engineering, B3(1989) pp 231-240.

Notez qu'en anglais, et par conséquent aussi dans votre document en français, tous les mots du titre d'un colloque ou d'une revue ont leur première lettre en majuscule. Enfin si votre bibliographie parait longue, il est toujours possible d'utiliser l'artifice de présentation suivant : l'imprimer en petits caractères. Les documentations de caractère technique seront aussi indiquées avec précision, par ex:

(6) BiCMOS/CMOS Databook, Cypress Semiconductor, San Jose (Ca),1990, pp 3-87.

La mise en page Une fois le texte correctement enregistré, il convient de s'intéresser à la mise en page. Le bon sens doit vous guider. Il faut éviter les paragraphes débutant en bas de page, les figures décalées par rapport au texte. Si l'on n'arrive pas à placer la figure et le texte qui s'y rapporte sur une même page, il est parfois possible de réduire la taille de la figure, et aussi de la placer juste avant le texte plutôt qu'après. Les figures doivent être complètes, le lecteur n'a pas à devoir imaginer dans quelle système d'unités vous avez tracé la superbe courbe qui illustre votre propos. Les points expérimentaux, et leur rectangle d'erreur éventuel, seront placés. On n'oubliera pas les éléments complémentaires d'information (par ex à quelle température a été tracé votre diagramme si la température est une grandeur d'influence évidente). Enfin on se souviendra qu'il existe actuellement dans tous les laboratoires des scanners qui permettent de récupérer dans un autre document une figure bien faite ou d'intégrer à votre mémoire un graphique réellement sorti de la table traçante.

5.4 rédaction d'une communication ou d'une publication

Les règles précédentes s'appliquent toujours. Cependant il y a une contrainte supplémentaire qui est la limitation généralement très sévère du nombre de pages. Cela impose d'être très bref et particulièrement percutant. On ne conserve que l'essentiel, c'est un excellent exercice de synthèse. En outre la langue utilisée est souvent l'anglais, il faudra donc faire relire votre texte à un spécialiste de cette langue avant de l'envoyer au comité de lecture de la revue.

Notez qu'une communication à un Congrès est souvent acceptée sur le vu d'un résumé que vous aurez adressé à l'organisation dudit Congrès plusieurs mois avant la tenue de celui-ci. En général ce résumé doit comporter un nombre de mots définis, il vous faudra donc ici encore savoir synthétiser votre pensée pour convaincre le comité de lecture de l'intérèt de votre papier.

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6. CONCLUSION

Nous espérons que ce mémento vous permettra d'améliorer votre efficacité de chercheur, mais aussi de "vendeur de résultats" tant auprès de vos collègues de laboratoire qu'auprès de la communauté scientifique internationale ou de l'environnement écono-administratif. Il est cependant perfectible et nous apprécierons toute contribution à son amélioration pour la prochaine édition.