Arrêté du 25 septembre 1985 relatif
aux modalités de dépôt, signalement et reproduction
des thèses soutenues ou travaux présentés en soutenance
en vue du doctorat.
Circulaire d’application du 6 novembre 1985.
Circulaire du 11 mars 1996 concernant le signalement des thèses.
Modalités de dépôt, signalement et reproduction des thèses ou travaux présentés en soutenance en vue du doctorat.
Article premier - Les candidats engagés dans la préparation
d'une thèse de doctorat ou de doctorat d'Etat déposent, trois
semaines avant la soutenance, au service de doctorat de l'établissement
d'enseignement supérieur dans lequel celle-ci s'effectue :
a) Un bordereau établi en deux exemplaires
avec le concours de la bibliothèque de l'université ou de
l'établissement habilité à délivrer le titre
de docteur, donnant le résumé ainsi qu'une liste de mots
clés de la thèse ou des travaux présentés en
soutenance destiné à alimenter une banque nationale de données.
b) Outre les exemplaires de la thèse destinés
aux membres du jury, trois exemplaires supplémentaires destinés
à la bibliothèque Une circulaire d'application en précise
la présentation, conformément à la norme AFNOR Z 41006
"présentation des thèses et documents assimilés".
Lorsque les candidats présentent en soutenance un ensemble de
travaux comportant éventuellement des documents au lieu d'une thèse
unique, doivent être alors déposés dix exemplaires
du résumé ainsi que l'indication de la référence
bibliographique de chacun des travaux. Le résumé doit être
explicatif, mettre en valeur les idées force des travaux et comprendre
un maximum de trois cents mots.
En outre, deux exemplaires de chacun des travaux cités au paragraphe ci-dessus, destinés à la bibliothèque de l'université, doivent être déposés.
Article 2 - La soutenance de la thèse est conditionnée par la fourniture au président du jury d'un reçu délivré par le service de doctorat attestant le dépôt effectif des exemplaires de la thèse et l'établissement du bordereau conformément à l'article premier ci-dessus.
En cas de non-présentation du reçu au président du jury, la soutenance de la thèse ne peut avoir lieu.
Article 3 - Sur avis du président du jury, le président de l'université ou le directeur de l'établissement autorise la reproduction de la thèse par l 'atelier de reproduction des thèses de Lille III , ou de l'atelier de reproduction des thèses de Grenoble II.
Dans le cas où le jury souhaite l'introduction de corrections dans la thèse, le nouveau docteur dispose à cette fin, d'un délai de trois mois. Au plus tard à l'expiration de ce délai, il dépose au service de doctorat trois exemplaires de sa thèse corrigée.
Sur avis du président du jury, le président de l'université ou le directeur de l'établissement autorise alors la reproduction de la thèse.
Article 4 - Le service de doctorat assure la transmission , après la soutenance, des trois exemplaires de la thèse auxquels sont joints les deux exemplaires du bordereau de signalement à la bibliothèque de l'université ou de l'établissement dans lequel le doctorat a été soutenu.
La bibliothèque envoie alors un exemplaire du bordereau à l'un des pôles de signalement suivants :
Article 5 - La bibliothèque attributaire des exemplaires de la thèse mentionnés à l'article premier du présent arrêté en envoie un exemplaire, selon la discipline concernée; à l'un des organismes suivants :
Article 6. - L'atelier de reproduction des thèses de Lille III assure la reproduction sur support micrographique des thèses soutenues dans les disciplines suivantes : lettre, sciences humaines, théologie catholique, théologie protestante.
L'atelier de reproduction des thèses de Grenoble II, quant à lui, assure la reproduction micrographique des thèses soutenues en sciences et en gestion.
Concernant les thèses soutenues en droit et sciences économiques, une circulaire d'application précise leur répartition entre les ateliers ci-dessus mentionnés.
Chaque atelier envoie l'exemplaire dont il est attributaire, après micrographie, au Centre national de la recherche scientifique, soit au centre de documentation en sciences humaines, soit au centre de documentation scientifique et technique en fonction des disciplines traitées.
La liste des destinataires des exemplaires reproduits aux frais de l'Etat est dressée par le ministère de l'Education nationale et s'établit actuellement comme suit :
Bibliothèques de l'université et bibliothèques interuniversitaires;
Centre de documentation scientifique et technique, centre de documentation en sciences humaines du CNRS;
Centre d'acquisition et de diffusion de l'information scientifique et technique ( C.A.D.I.S.T) de la discipline de soutenance ;
Bibliothèque nationale;
Ecoles françaises à l'étranger ;
Bibliothèques des écoles normales supérieures ;
Etablissements, autres que les universités, dans lesquels le doctorat a été soutenu.
Quinze exemplaires sont de plus reproduits, aux frais de l'Etat, au bénéfice des candidats ayant soutenus leur thèse dans les disciplines ci-dessus.
Enfin, des exemplaires supplémentaires fournis par l'atelier de reproduction des thèses sont attribués au service des échanges universitaires dont le siège est à la bibliothèque de la Sorbonne, en fonction des conventions d'échanges négociées par celui-ci.
Article 7 - Chacun des deux ateliers de reproduction des thèses peut assurer le tirage d'exemplaires supplémentaires sur support micrographique.
L'atelier de reproduction des thèses de l'université de Lille III a, de plus, la possibilité d'effectuer un tirage papier d'une thèse dans toute discipline ne faisant pas l'objet d'une publication par un éditeur public ou privé.
Ces services sont fournis sans préjudice de l'application de la loi du 11 mars 1957.
Les exemplaires supplémentaires, tirés sur support micrographique ou sur papier, sont facturés à un prix fixé dans les conventions passées entre le Ministère de l'Education nationale et l'Université de Lille III ou de Grenoble II. Ces conventions sont renouvelées chaque année.
Article 8 - Lorsque la thèse est publiée postérieurement au dépôt, l'auteur et l'éditeur doivent en informer sans délai la bibliothèque de l'établissement de soutenance et lui faire parvenir dix exemplaires de la thèse imprimée.
La bibliothèque envoie un exemplaire de la thèse imprimée à l'atelier de Lille III ou de Grenoble II, ainsi que deux autres au C.A.D.I.S.T. de la discipline.
Article 9 - Lorsque la reproduction ou l'impression de la thèse a été assurée avec l'aide financière de l'Etat, direction générale des enseignements supérieurs et de la recherche, universités, C.N.R.S., le candidat doit déposer trente exemplaires supplémentaires auprès de la bibliothèque de l'université ou de l'établissement d'enseignement supérieur dans lequel le diplôme a été obtenu.
La bibliothèque de l'université envoie un de ces exemplaires à la Bibliothèque nationale et deux exemplaires au C.A.D.I.S.T. de la discipline.
Article 10 - L'arrêté du 11 février 1976 relatif aux modalités de dépôt des thèses ou des travaux présentés en soutenance en vue des doctorats, modifiés par les arrêtés du 14 novembre 1977, du 18 août 1980 et du 19 février 1982 est abrogé.
Application de l’arrêté du 25 septembre 1985 sur les modalités de dépôt, signalement et reproduction des thèses ou travaux présentés en soutenance du doctorat.
La présente circulaire a pour objet l’application de l’arrêté du 25 septembre 1985 relatif aux modalités de dépôt, signalement et reproduction des thèses soutenues en vue d’un doctorat.
L’arrêté vise, d’une part, à rassembler en un seul texte l’ensemble des dispositions règlementaires relatives au dépôt des thèses, et d’autre part, à rationnaliser la chaîne de traitement documentaire de la thèse, du dépôt à l’accès sur support micrographique.
Il importe donc que soient bien précisés les procédures et les rôles des différents intervenants dans ce nouveau dispositif.
1) L’article premier de l’arrêté institue un bordereau de signalement et organise le dépôt matériel des thèses
a) Le bordereau est destiné au signalement de la thèse dans l’inventaire annuel des thèses soutenues et dans la banque de données nationale.
Le service de doctorat de l’établissement fournit le bordereau vierge au candidat et attribue un numéro d’enregistrement à la thèse.
C’est ce numéro, reporté sur le bordereau, qui donnera la référence de la thèse dans l’inventaire annuel.
Le candidat établit le bordereau en deux exemplaires, avec le concours de la bibliothèque de l’établissement.
Le candidat, après avoir éventuellement sollicité les conseils de son directeur de thèse, s’adresse à la bibliothèque qui lui apporte un soutien professionnel. Cette intervention de la bibliothèque – pièce maîtresse du dispositif de signalement – suppose les mesures appropriées : service d’accueil, réunion, notes d’information ...
Le candidat remet au service de doctorat les deux exemplaires du bordereau
rempli, en même temps que les exemplaires de la thèse.
Le candidat dépose les exemplaires de sa thèse au service de doctorat, trois semaines avant la soutenance.
L’arrêté fixe à trois, en plus des exemplaires destinés aux membres du jury, le nombre d’exemplaires destinés à la bibliothèque.
Lorsque la thèse comporte des documents particuliers – diapositives, montages audiovisuels – deux exemplaires de ces documents destinés à la bibliothèque doivent être déposés.
2) Sur avis du président du jury, le président de l’université ou le directeur de l’établissement autorise la reproduction de la thèse.
L’article 3 de l’arrêté précise le déroulement de la procédure dans le cas où le jury a demandé des corrections.
L’avis du jury et l’autorisation de reproduire peuvent prendre trois formes :
Thèse pouvant être reproduite en l’état ;
Thèse ne pouvant être reproduite ;
Thèse pouvant être reproduite après introduction des corrections souhaitées par le jury à l’issue de la soutenance.
a) La thèse peut être reproduite en l’état
La bibliothèque en assure la diffusion, selon les modalités prévues par l’arrêté, à l’article 4 pour le bordereau, et à l’article 5 pour la thèse.
Il convient, à cet égard, de préciser les points suivants :
L’exception de confidentialité ne peut être opposée à la diffusion des thèses que dans le strict respect des dispositions de l’article 10, deuxième alinéa de l’arrêté du 5 juillet relatif aux études doctorales (" Dans le cas où le sujet de thèse ou des travaux l’exigerait, le directeur de thèse peut, en accord avec le président ou le directeur de l’établissement, prendre toute disposition pour en protéger le caractère confidentiel. ").
Outre les destinataires mentionnés à l’article 5, les bibliothèques des universités Paris I, II, III, IV, V, VI, et VII devront faire bénéficier les bibliothèques de Cujas ou de la Sorbonne, pour les disciplines les concernant, d’un exemplaire des thèses soutenues dans leurs universités.
L’envoi des bordereaux et des exemplaires des thèses doit s’effectuer avec régularité. Il convient d’éviter des regroupements trop importants, particulièrement préjudiciables à l’activité des ateliers de reproduction.
b) La reproduction de la thèse n’est pas autorisée
Le service de doctorat transmet à la bibliothèque les trois exemplaires de la thèse en y joignant la mention de non-reproduction.
Cette thèse ne peut être ni reproduite, ni signalée ; elle peut cependant faire l’objet d’une consultation interne à la bibliothèque dès lors qu’est mentionnée sur la page de couverture par la bibliothèque de l’université la décision du jury quant à sa reproduction.
c) Le jury a souhaité des corrections
Un délai de trois mois est laissé au nouveau docteur pour introduire ces corrections.
Au plus tard à l’expiration de ce délai, il doit déposer au service de doctorat trois exemplaires de sa thèse corrigée. Sur avis du président du jury, le président de l’université ou le directeur de l’établissement autorise alors la reproduction de la thèse.
Le service de doctorat transmet à la bibliothèque les trois exemplaires corrigés de la thèse, et les deux exemplaires du bordereau.
La mention selon laquelle la thèse a été corrigée à la suite des remarques du jury sera portée qur la page de faux-titre de l’exemplaire destiné à la reproduction.
3) Lorsque la thèse a été publiée postérieurement au dépôt, les articles 8 et 9 de l’arrêté font obligation à l’auteur et à l’éditeur de la thèse d’en déposer dix exemplaires, ou trente s’il s’agit d’une thèse imprimée avec une subvention, auprès de la bibliothèque universitaire.
Ces exemplaires sont destinés aux échanges que cette bibliothèque peut établir avec d’autres établissements, une fois satisfaite l’obligation de dépôt organisée par les articles cités.
Les bibliothèques des universités de Paris I, II, III, IV, V, VI et VII devront également déposer un de ces exemplaires à la bibliothèque de Cujas ou à la bibliothèque de la Sorbonne dans les disciplines qui les concernent.
Je vous serais reconnaissant de bien vouloir me signaler les difficultés éventuelles que pourrait soulever l’application de cet arrêté.
Signalement des thèses
Conformément aux conclusions du schéma directeur informatique, le dispositif de signalement des thèses soutenues est appelé à évoluer. Celui-ci est en effet de la responsabilité de la bibliothèque de l'université de soutenance, qui est au demeurant la plus qualifiée pour effectuer, sur la base du document lui-même, le catalogage et l'indexation.
Ainsi que je l'avais indiqué au cours la réunion des directeurs de bibliothèques des 10 et 11 janvier 1996, le circuit de signalement des thèses de lettres, sciences humaines et sociales, droit, sciences politiques, sciences économiques et gestion sera modifié à partir du 15 avril 1996 dans les conditions suivantes :
1) En accord avec le directeur général de la recherche et de la technologie, le fichier central des thèses (Nanterre) n'aura plus de compétence en la matière, se consacrera uniquement au signalement des thèses en cours et n'aura plus de relation qu'avec les services de doctorat des universités.
- Vérification de toutes les zones ( le numéro d'enregistrement en haut à droite étant attribué par le service de doctorat n'a pas lieur d'être vérifié par la bibliothèque).
- Codage et libellé de la discipline selon la liste définie dans le guide du candidat au doctorat.
-Indexation avec RAMEAU (4 vedettes matière maximum ; RAMEAU peut être enrichi en utilisant les circuits qui lui sont propres).
-Création du numéro d'identification de la thèse en bas à droite.
Une note de la DBMIST du 22 janvier 1986 précisait la construction de cet identificateur de 10 caractères :
- les deux premiers indiquent le millésime de l'année de soutenance de thèse.
- les quatre suivants définissent l'université ou l'établissement
- les quatre derniers correspondent à un numéro séquentiel d'enregistrement.
L'ABES se chargera du suivi de la saisie, des corrections et de l'intégration dans la base TELETHESES.
Les formulaires des thèses de médecine continueront d'être envoyés à la bibliothèque municipale et interuniversitaire de Clermont-Ferrand, chargée de l'indexation et des traitements. Ceux de science continueront d'être envoyés à l'ABES, qui en assure le suivi et les transmet à l'INIST pour l'indexation.
Un prochain arrêté ministériel précisera les modalités de dépôt, signalement et reproduction des thèses. Dans l'immédiat, je vous remercie de bien vouloir veiller à ce que le sections concernées prennent en compte ces modifications de circuit à partir du 15 avril prochain.
Pour le Ministre et par délégation,
le Directeur de l'Information scientifique, des technologies nouvelles et des Bibliothèques
Bernard DIZAMBOURG